Système RSE (Small company)

La responsabilité sociale des entreprises (RSE) ne peut plus être ignorée par les entreprises (et pas seulement les grandes) ; la sensibilité croissante de larges secteurs de la société aux questions environnementales, le sentiment généralisé d'inégalités sociales excessives et l'accent mis sur le bien-être individuel ont, au fil des ans, renforcé la prise de conscience du rôle social des entreprises.

Les petites entreprises n'ont souvent pas les ressources nécessaires pour s'occuper de cette question qui, bien qu'importante, n'est pas reconnue comme prioritaire.

Quoi faire ?
Ignorer le problème jusqu'à ce que les demandes deviennent urgentes ?
Faire confiance à de grands cabinets qui proposeront certainement des projets longs, coûteux et peut-être peu adaptés à votre taille ?

Nous vous proposons de prouver votre engagement en faveur du développement durable en élaborant un rapport de développement durable conforme aux normes de référence les plus reconnues mais de façon simple et centré sur vos objectifs. Pour ce faire, ce rapport doit :
-   être basé sur les piliers applicables de la norme ISO 26000
-   répondre aux questions pertinentes en fonction de l'importance de chaque sujet central de la norme ISO 26000
-   prouver les mesures prises et les résultats obtenus (et ceux à atteindre au fil du temps) sur la base de certains indicateur et des priorités de l'entreprise
-   être facilement mis à jour, en ajoutant d'autres indicateurs en fonction des possibilités d'amélioration futures.

Le projet sera mis en œuvre selon les étapes suivantes :
1) Détermination des limites du système et des parties prenantes
2) Identification des sujets clés, y compris les questions pertinentes et leur importance relative
3) Identification des indicateurs
4) Préparation des procédures du système
5) Préparation du rapport de développement durable
6) Reconnaissance du système RSE

Détermination des limites du système et des parties prenantes :

La caractéristique essentielle de la responsabilité sociale est la volonté d'une organisation d'intégrer des considérations sociales et environnementales dans sa prise de décision et d'être responsable des impacts de ses décisions et activités sur la société et l'environnement.

Le système RSE  et le rapport de développement durable doivent démontrer l'engagement de l'organisation en montrant les actions et les résultats dans le cadre illustrant la nature et la portée de l'organisation elle-même. Nous devons donc tout d'abord identifier comment vous souhaitez vous présenter dans le monde entier et en particulier aux principales parties prenantes. Le système RSE doit être cohérent avec l'image et la réputation de l'organisation, les activités et marques distinctives que vous souhaitez communiquer doivent être clairement reconnues par l'empreinte du rapport de développement durable.

Nous allons donc identifier les processus et activités qui seront dans le périmètre du système RSE en fonction de votre activité, de vos buts de l'intérêt des parties prenantes; une partie prenante est une personne ou un groupe ayant un intérêt dans une décision ou une activité d'une organisation. L'identification et l'engagement des parties prenantes sont fondamentaux pour le projet de responsabilité sociale. Nous devons donc déterminer qui a un intérêt dans les décisions et les activités, afin de comprendre leurs impacts et la manière d'y répondre.

Les parties prenantes seront définitivement déterminées sur la base des trois critères suivants :
·         Critique / non critique
·         Partie interne / partie externe
·         Implication facile / implication difficile

Identification des sujets clés

Pour définir le périmètre RSE, identifier les enjeux pertinents et fixer les priorités, il faut aborder les questions centrales suivantes de la norme ISO 26000 :
·         Gouvernance de l'organisation ;
·         Droits de l'homme ;
·         Pratiques de travail ;
·         Environnement ;
·         Pratiques commerciales équitables ;
·         Questions relatives aux consommateurs, à l'engagement et au développement des communautés.

Ces questions centrales couvrent des enjeux spécifiques que nous devons prendre en compte lors de l'identification de la responsabilité sociale. Tous les sujets fondamentaux, mais pas toutes les questions, sont pertinents et nous examinerons tous les sujets fondamentaux pour identifier les questions pertinentes.

Pour lancer le processus d'identification, nous devons dresser la liste de toutes les activités et identifier celles qui relèvent de notre sphère d'influence. Dans ce contexte, les décisions et les activités des fournisseurs et des sous-traitants peuvent avoir un impact sur la responsabilité sociale. Nous devons donc déterminer quels sujets fondamentaux et quelles questions peuvent se poser lorsque la chaîne de valeur mène ces activités.

Les priorités doivent être établies parmi les questions considérées comme importantes et pertinentes ; les paramètres les plus utilisés pour identifier les priorités sont la performance actuelle en matière de conformité légale, l'effet potentiel de l'action concernée par rapport aux ressources nécessaires à sa mise en œuvre, la question de savoir si elle peut affecter de manière significative la capacité de l'organisation à atteindre des objectifs importants, le temps nécessaire pour obtenir les résultats souhaités, la question de savoir s'il peut y avoir des implications financières importantes si elle n'est pas traitée rapidement et la facilité et la rapidité de mise en œuvre. Les parties prenantes doivent être impliquées dans l'identification des priorités.

La mise en œuvre des sujets principaux sera définitivement déterminée sur la base des trois critères suivants :
·         Pertinence pour l'organisation
·         Opportunité d'amélioration  
·         Attractivité pour les parties prenantes

Chaque question sera liée à un indicateur approprié.

Identification des indicateurs

Il existe de nombreuses méthodes pour contrôler les performances en matière de responsabilité sociale, notamment des examens à intervalles réguliers, des analyses comparatives et la collecte de commentaires auprès des parties prenantes ou d'autres entreprises du même secteur. La méthode essentielle est la mesure par rapport à des indicateurs.

Les indicateurs seront définitivement déterminés sur la base des trois critères suivants :
·         Disponibilité de données fiables / disponibilité limitée ou difficile
·         Valeur pour vous
·         Importance pour les parties prenantes

Préparation des procédures du système

Des procédures appropriées garantiront la collecte systématique des données, leur analyse et les décisions de gestion concernant les mesures d'amélioration. Ces procédures peuvent être mises en place en tenant compte des solutions déjà disponibles (ex. système de gestion de la qualité en place). Les procédures seront élaborées conformément à la structure de la norme ISO 26000 qui fournit des orientations sur les principes sous-jacents de la responsabilité sociale.

Une procédure visant à assurer la mise à jour continue de l'importance et de la pertinence de chaque sujet principal sera préparée en appliquant les principes de la norme ISO 31000 ; la procédure permettra également la mise en place d'un groupe de travail de surveillance afin de maintenir l'ensemble du système à jour.

L'efficacité d'une organisation RSE nécessite de favoriser des relations qualitatives et durables avec les employés ; en effet, tout le monde ne sera pas immédiatement d'accord avec les objectifs de durabilité et il peut être difficile d'obtenir l'engagement des employés dans les activités de RSE. C'est pourquoi il est important de préparer et de mettre en œuvre une procédure de formation et de sensibilisation des employés afin de leur expliquer en quoi les objectifs seront bénéfiques pour la planète ou les communautés.

Le suivi ou l'observation continue des activités liées à la responsabilité sociale est essentiel pour le succès à long terme du système de RSE. La structure interne doit de conséquence s'assurer que les activités se déroulent comme prévu, identifier toute crise ou événement inhabituel et apporter des modifications à la façon dont les choses sont faites. Des examens des performances, à intervalles appropriés, doivent être prévus pour déterminer les progrès en matière de responsabilité sociale, aider à maintenir les programmes bien ciblés, identifier les domaines nécessitant des changements et contribuer à l'amélioration des performances. Une implication structurée des principales parties prenantes est également conseillée. En plus de l'examen des activités existantes, il faut également se tenir au courant de l'évolution des conditions ou des attentes, des développements juridiques ou réglementaires affectant la responsabilité sociale et des nouvelles opportunités pour renforcer ses efforts en matière de responsabilité sociale.

Les résultats de l'analyse des écarts et les décisions ultérieures de la direction permettront de mettre en place un système de gestion qui garantira l'exactitude et la fiabilité des données collectées pour calculer les indicateurs de référence.

La procédure la plus importante est la « collecte de données » en raison de la difficulté d'obtenir des données fiables dans un format homogène à partir de nombreux sites et personnes disposant probablement d'outils et de méthodes différents. En outre, la publication du rapport annuel de développement durable nécessite un calendrier de collecte afin d'éviter de dépasser les délais.

Pour chaque ensemble d'indicateurs, un responsable sera nommé et le flux opérationnel sera établi. L'algorithme, le format et la signification de chaque indicateur ainsi que toutes les données à l'origine d'un indicateur seront définis.

En plus de sa supervision et de son suivi quotidiens des activités liées à la responsabilité sociale, l'organisation doit effectuer des examens à intervalles appropriés pour déterminer ses performances par rapport à ses cibles et objectifs en matière de responsabilité sociale et pour identifier les changements nécessaires dans les programmes et procédures.

Ces examens consistent généralement à comparer les performances dans les domaines clés de la responsabilité sociale avec les résultats des examens précédents, afin de déterminer les progrès accomplis et de mesurer les résultats par rapport aux cibles et aux objectifs. Ils doivent également inclure l'examen des aspects des performances plus difficiles à mesurer, tels que les attitudes envers la responsabilité sociale, l'intégration de la responsabilité sociale dans l'ensemble de l'organisation et le respect des principes, des déclarations de valeurs et des pratiques. La participation des parties prenantes peut être précieuse dans de tels examens.

Préparation du rapport de développement durable

Comme mentionné, le rapport de développement durable est l'élément qui prouve la responsabilité sociale d'une entreprise. Ce rapport résume les mesures prises, leurs résultats et les objectifs en matière de responsabilité sociale. Ces informations sont quantifiées et exprimées, dans la mesure du possible, à travers les indicateurs.

Ce rapport doit être élaboré sur la base des critères de pertinence et de priorité indiqués par la direction et de l'expérience pertinente des consultants. Cependant, il doit être élaboré en collaboration avec les ressources, qui peuvent apporter la culture d'entreprise au document et en prendre le contrôle à la fin du projet.

La structure, le contenu et la rédaction seront décidés au cours du projet, mais les principaux chapitres suivants devraient apparaître :
·         Qui nous sommes
·         Déclaration de la direction générale
·         Gouvernance
·         Description du système de durabilité
·         Sujets clés et leur importance relative
·         Liste des parties prenantes
·         Description de l'engagement et des actions en place pour les questions sociales, économiques et environnementales
·         Indicateurs pour les questions sociales, économiques et environnementales
·         Programmes d'amélioration pour les questions sociales, économiques et environnementales
·         Résumé

Le type de communication lié à la responsabilité sociale sera également déterminé au cours du projet, par exemple lors de réunions ou de conversations avec les parties prenantes, de la communication entre la direction et les employés, d'activités d'équipe axées sur l'intégration de la responsabilité sociale dans l'ensemble de DITH, de la communication avec les fournisseurs sur les exigences d'approvisionnement liées à la responsabilité sociale, de la communication au public sur les urgences ayant des conséquences sur la responsabilité sociale, de publicités ou d'autres déclarations publiques visant à promouvoir certains aspects de la responsabilité sociale, etc.

Reconnaissance du système RSE

La norme ISO 26000 n'est pas certifiable à l'instar d'autres systèmes de management tel que le ISO 9001 mais plusieurs organismes de certification ont mis en place des procédures visant donner une reconnaissance internationale aux efforts des entreprises. par exemple, l'association mondiale des certificateurs propose la certification de la norme SR 10, basée sur la norme ISO 26000, pour la gestion de la durabilité. Cette norme, reconnue au niveau international, aide les organisations de toutes tailles et de tous secteurs industriels à ancrer les principes fondamentaux de la responsabilité sociale des entreprises dans leur processus de travail et à les documenter à l'extérieur. Certains organisme proposent des attestations au moyen 'un parcours similaire au processus de certification.

Le système RSE en place nous vous conseillerons avec plaisir sur l'option la mieux adaptée à vos objectifs.

L'achat de cet article inclu:

- l'examen à distance de la documentation de l'entreprise

- la réalisation des activités susmentionnées notamment la détermination des limites du système, l'identification des parties prenantes, l'identification des thèmes pertinents selon la norme ISO 26000, la proposition des indicateurs

- l'accompagnement à la réalisation des procédures et du rapport de développement durable

- les frais de déplacement dans la région de validité de l'article et dans les limites des CGVU.

L'achat de cet article n'inclut pas:

- le conseil en matière de format graphique des documents notamment le Rapport de développement durable

- le conseil sur les modalités de communication à l'externe

- la collecte des données nécessaires pour alimenter les indicateurs

La durée des activités en place est limitée à un maximum de 10 jours. Le déroulement du projet sera basé sur un planning convenu lors de la séance de kick-off  et mis à jour régulièrement. e planning privilégiera les réunions à distance tout en assurant l'efficacité du projet. 

Nous attirons votre attention sur le fait que les conseillers pourraient ne pas être en mesure d'assurer la réussite du projet en cas de données insuffisantes ou inexactes ou de manque d'informations fournies lors de la visite et des entretiens.

Les tâches et les documents fournis ne sont pas contraignants pour les conseillers ni représentatifs, sauf en cas de faute professionnelle grave, car, par définition, un service de conseil est assuré au moyen de tâches ponctuelles.

Nous sommes conscients de l'importance de préserver la confidentialité des informations sensibles de nos clients et nous appliquons tous notre Politique de confidentialité pour guider nos efforts en matière de confidentialité et de traitement et de protection des données. Nous collectons, utilisons et conservons uniquement les informations appropriées et utiles à nos services et nous utilisons des systèmes de sécurité des données pour protéger les données personnelles conformément aux lois suisses et au Règlement de l'UE sur la protection des données n° 2016/679.